Aranżacja biura pod elastyczny model pracy

Dokonująca się rewolucja mobilna i technologiczna całkowicie zmieniła styl pracy. Młodzi, zdolni ludzie, których firmy starają się zrekrutować chcą mieć możliwość wyboru zarówno czasu, jak i miejsca wykonywania obowiązków. Oczekują różnorodności. Poszukują w niej inspiracji i możliwości rozwoju. Przywykli do wielozadaniowości i częstych zmian trybu pracy.   

Firma, która chce  ściągnąć do siebie najlepszych pracowników młodego pokolenia powinna przyjrzeć się zatem najnowszym trendom w projektowaniu przestrzeni biurowej, by móc zapewnić im odpowiednie środowisko, w którym będą czuli się najlepiej.     

Różnorodność stref i rozwiązań aranżacyjnych  

Specjaliści z firmy doradczej Walter Herz podpowiadają, że punktem wyjścia do opracowania nowoczesnej koncepcji aranżacji przestrzeni biurowej powinno być zdefiniowanie specyfiki i dynamiki pracy zespołu. Miejsce pracy musi odpowiadać oczekiwaniom przedstawicieli wszystkich pokoleń i umożliwiać wykonywanie jej zgodnie z ich własnymi preferencjami, dzięki dostępowi  do różnorodnych rozwiązań aranżacyjnych. Przede wszystkim takich, które stwarzają okazję do integracji i wymiany doświadczeń. Rozkład wnętrza powinien sprzyjać koncepcyjnemu myśleniu oraz dawać możliwość relaksu i czerpania energii z otoczenia.

Zgodnie z założeniami koncepcji Activity-Based Working, która coraz bardziej jest widoczna w Polsce, biuro musi oferować różnorodne rodzaje przestrzeni, które odpowiadają odmiennym trybom pracy różnych osób. W myśl zasady smart workingu powierzchnia biurowa powinna być w pełni dostosowana do rodzaju aktywności poszczególnych członków zespołu. Aby ją zdefiniować, jak zauważają eksperci Walter Herz, firmy coraz częściej decydują się na przeprowadzenie badania nawyków i modelu pracy teamu. Poza stylem pracy, o kształcie biura powinna decydować także kultura danej organizacji oraz potrzeby dotyczące technologii i obiegu informacji w firmie, zaznaczają specjaliści.  

W biurach tworzonych w duchu Activity-Based Working mieści się wiele stref, z których każdy korzysta w zależności od aktywności, jaką chce wykonywać. Należą do nich miejsca spotkań nieformalnych, pokoje do konsultacji, pomieszczenia projektowe, miejsca do rozmów telefonicznych, chillout-roomy i przestrzenie typu break-out, czy strefy relaksu. Zapewniają, zarówno warunki do pracy w skupieniu, pracy zespołowej, jak i do wymiany informacji i wypoczynku.

Pomocne w burzy mózgów

- W tego typu biurach w ciekawy sposób przygotowane są na przykład pokoje projektowe, zwracają uwagę specjaliści Walter Herz.  - To przestrzenie, gdzie można pisać na ścianach i tablicach, przyczepiać w różnych miejscach notatki wynikające z dyskusji, którą można prowadzić będąc stale w ruchu. Utrwalane wzrokowo pomysły są efektywniejsze, biorąc pod uwagę, że wyobraźnia i pamięć wzrokowa są skuteczniejsze niż pamięć słuchowa. W ten sposób rozmowa popychana jest bez przeszkód do przodu - przyznają doradcy.

W biurach urządzanych zgodnie z najnowszymi trendami, których podstawą jest wygoda pracowników, tworzone są stanowiska, które umożliwiają bardziej ergonomiczną pracę. Można je dopasowywać do indywidualnych potrzeb, zarówno pod względem designu, jak i ustawienia mebli, np. regulować wysokość blatu w zależności od wzrostu pracownika, czy dostosowywać do pracy w różnych pozycjach. Przy czym, nie każda osoba ma przypisane biurko, często są to miejsca pracy rotacyjne.

Mobilne rozwiązania modułowe

Przestrzeń biurowa w nowoczesnym biurze powinna być też tak urządzona, żeby dawać możliwość szybkiego dokonywania zmian w przypadku transformacji organizacyjnej w firmie.  Stąd,  jak zaznaczają specjaliści Walter Herz, w aranżacji biur wykorzystywane są teraz mobilne rozwiązania modułowe.  

Systemy modułowe pozwalają na szybką reorganizację przestrzeni biurowej zgodnie z bieżącymi potrzebami firmy. Dzięki nim tworzone są swoiste pomieszczenia w pomieszczeniach w formie akustycznych kabin, które można swobodnie przenosić w różne części biura. Ich wyposażenie nie ustępuje temu w tradycyjnych pokojach. Elastyczne kształtowanie przestrzeni ułatwiają też meble na kółkach.

Liczy się człowiek i elastyczność

Najważniejsza w biurze nie jest dziś stylistyka aranżacji, a człowiek i jego wygoda. Na znaczeniu zyskuje jakość środowiska pracy, w tym takie czynniki jak akustyka i doświetlenie wnętrz oraz parametry powietrza. Przestrzeń biurową dopasowuje się do pracownika, a nie odwrotnie. A kluczowym elementem w procesie wyposażania biur staje się komunikacja i praca zespołowa.

Specjaliści Walter Herz podkreślają, że zmiany w sposobie myślenia o aranżacji biur widać już nawet w przypadku konserwatywnie nastawionych klientów, którzy jeszcze niedawno nie brali pod uwagę tego typu zmian. Zaznaczają, że rośnie liczba firm, które korzystają z pomocy przy adaptacji nowego biura. - Doradztwo w tej dziedzinie stało się na tyle popularne, że utworzyliśmy specjalny dział dedykowany tej usłudze, informują eksperci Walter Herz.  

Nieformalna wymiana myśli

W każdej firmie najważniejsza jest praca zespołowa i dobry przepływ informacji. Podstawą innowacji jest przecież współpraca. Dobrze zaprojektowane biuro musi więc dostarczać licznych okazji do wymiany poglądów i pomysłów pomiędzy pracownikami. Stwarzać okazje do nieformalnych rozmów, a nawet sporów.  

Odpowiednimi miejscami do takiej aktywności są przestronne kuchnie i jadalnie. W tym celu także automaty z kawą ustawia się tylko w jednym miejscu, żeby stworzyć szansę poznania się pracowników z całej firmy. Podobną funkcję pełnią również strefy relaksu, które dodatkowo przyczyniają się do integracji i wzmocnienia więzi w zespole.

Miejsca pracy, które są dziś atrakcyjne dla pracowników to biura naszpikowane nowoczesnymi technologiami, jak internet rzeczy, big data, technologia wirtualnej rzeczywistości, czy różnego rodzaju aplikacje. Szczególnie zawrotną karierę robi obecnie internet rzeczy (Internet of Things), dzięki któremu za pomocą smartfonu można sterować wszystkimi funkcjami w biurze.  

Strefy relaksu i co-working

Sami deweloperzy także starają się, by przestrzeń w nowych biurowcach poddawała się różnym aranżacjom i sprzyjała rozwojowi najemców. Założenia funkcjonalne często uwzględniają tworzenie przestrzeni co-workingowych w budynkach, które ułatwiają współpracę pomiędzy firmami, w tym np. wymianę miedzy start-upami i wytrawnymi graczami rynkowymi.

W nowoczesnych budynkach biurowych mieszczą się zielone miejsca przeznaczone do relaksu i sportu z dostępem do Wi-Fi.  Integracji najemców sprzyjają takie ścianki wspinaczkowe, zielone tarasy, bieżnie, czy nawet boiska, wymieniają specjaliści Walter Herz.

Deweloperzy podchodzą do aranżacji przestrzeni w częściach wspólnych budynków coraz odważniej. Adaptowanymi na polski rynek, najnowszymi pomysłami są biurowce pozbawione recepcji na rzecz na przykład wspólnej, dużej kuchni, czy obszernej strefy co-workingowej.