Na gotowe do biura serwisowanego

Biura serwisowane to oferta skierowana do polskich i zagranicznych firm, które nie chcą na starcie inwestować w biuro i wiązać się długoletnimi umowami. Od kilku lat ten segment rynku powierzchni biurowych rozwija się bardzo intensywnie. Zapotrzebowanie na nieduże, wynajmowane krótkoterminowo biura jest duże, szczególnie że rozwój gospodarczy naszego kraju oparty jest głównie na działalności małych i średnich przedsiębiorstw, zainteresowanych elastycznymi rozwiązaniami, jeśli chodzi o miejsce pracy.

Największy wybór powierzchni typu Instant Office znajdziemy w Warszawie, informują specjaliści z firmy doradczej Walter Herz. Sporym zasobem takich biur dysponuje także Wrocław. Oferta biur serwisowanych rozwija się również w Krakowie, Gdańsku, czy Katowicach, podają specjaliści. Zauważają, że duża liczba debiutujących na rynku start-upów dopinguje operatorów biur coworkingowych do rozwijania działalności i rozszerzania oferty.

Gdzie szukać

W Warszawie biura serwisowane oferowane są miedzy innymi w zlokalizowanych w centrum, dobrze znanych budynkach biurowych jak Rondo 1, Warsaw Trade Tower, Skylight, Lumen, czy Plac Unii. Wcześniej powierzchnie w tak eksponowanych obiektach wynajmowały głównie duże firmy, korporacje i instytucje. Teraz niewielkie biura lub powierzchnie coworkingowe zajmują w nich także małe firmy, a nawet podmioty jednoosobowe, którym zależy na prestiżowym adresie.

Jak wskazują eksperci Walter Herz, biura serwisowane w Warszawie można znaleźć także w innych lokalizacjach. Smart Offices na powierzchni ok. 2 000 mkw. w różnych wariantach najmu dostępne są przykładowo także w budynku Postępu 14 na warszawskim Mokotowie, w obrębie służewieckiej strefy biznesu. Tego typu ofertę można znaleźć również na Woli w biurowcach przy ulicy Ciołka 12.    

Jak funkcjonują

Biura serwisowane oferowane są przez operatorów, którzy wynajmują w biurowcach duże powierzchnie, dzielą je na mniejsze i oddają do dyspozycji wielu najemców całkowicie wyposażone i objęte pełnym zapleczem serwisowym. Poza możliwością wejścia do gotowego biura, obsługą recepcyjną i administracyjną, dostępem do sal konferencyjnych i kuchni, niewątpliwą zaletą Instant Office są krótkie okresy najmu oraz możliwość nawiązywania kontaktów biznesowych. Istotną częścią biur serwisowanych jest bowiem przestrzeń wspólna, która zaaranżowana jest na nieformalne spotkania, co sprzyja nie tylko relaksowi, ale także integracji osób pracujących we wspólnym biurze.

Forma najmu i zakres usług zależy od wykupionego pakietu. Można wynajmować pokoje na stałe albo korzystać z tzw. hot deskingu, czyli uzyskać dostęp do biurka w otwartym miejscu pracy. Ten drugi rodzaj najmu umożliwia korzystanie z przestrzeni biurowych w różnych obiektach, które znajdują się w portfolio operatora.  

Najemcy

Biura serwisowane to oferta przeznaczona dla firm, które chcą od razu wejść do gotowego biura. Najprostszą opcję - biuro wirtualne - wybierają osoby, które rozpoczynają działalność gospodarczą, freelancerzy, a także małe firmy i start-upy, którym zależy na dobrym i rozpoznawalnym adresie oraz niskich kosztach utrzymania.

Z doświadczeń doradców Walter Herz wynika, że na wynajęcie powierzchni w biurach serwisowanych decydują się zaś najczęściej istniejące na rynku firmy zarówno polskie, jak zagraniczne. Międzynarodowe podmioty, które znajdują się wśród nich to m.in. przedstawicielstwa wchodzących na polski rynek firm z ugruntowaną pozycją na świecie, które na starcie nie chcą podpisywać wiążących długoterminowo umów najmu.  

Wyróżniającą się grupą najemców biur serwisowanych, według danych Walter Herz, są firmy pracujące projektowo, które potrzebują na pewien czas powierzchni biurowej dla swoich pracowników, realizujących zlecenie w danym miejscu.

Wśród najemców korzystających z elastycznych usług biur serwisowanych doradcy wymieniają także duże firmy i globalne korporacje, które traktują je jako uzupełnienie swoich standardowych rozwiązań biurowych. Krótkoterminowy najem dodatkowej przestrzeni zgłaszają ze względu na planowane spotkania biznesowe, konferencje, szkolenia i warsztaty, które wymagają specjalistycznego sprzętu i obsługi.    

Koszt i czas najmu

Biura serwisowane, choć zwykle oferowane są zwykle w wyższej cenie za metr, w porównaniu z powierzchniami wynajmowanymi na długoterminowe umowy, mają swoje zalety. Należy do nich dowolny okres najmu. Biurko w przestrzeni coworkingowej, czy biuro w zależności od zapotrzebowania firmy można wynająć nawet na jeden dzień, korzystając przy tym z pełnej oferty usług. Zwykle umowy są jednak podpisywane na okres kilku tygodni lub miesięcy, a nawet lat, przyznają specjaliści Walter Herz.     

Oferta produktów jest bardzo szeroka. Podstawowy dostęp do usługi to koszt kilkuset złotych w przypadku biur wirtualnych. Wynajem powierzchni biurowej wraz z pełną obsługą recepcyjną, dostępem do kuchni i powierzchni wspólnych to wydatek co najmniej tysiąca kilkuset złotych miesięcznie. Ceny różnią się w zależności od lokalizacji i standardu budynku. Dodatkowym kosztem jest wynajem sal konferencyjnych, prowadzenie księgowości, czy korespondencji.

Korzyści

Biura serwisowane to praktyczne rozwiązanie, dzięki któremu firma nie musi ponosić kosztów aranżacji powierzchni biurowej, ani zatrudniać ludzi do obsługi. Korzystający z niego najemcy mają zapewnione od razu w pełni umeblowaną i wyposażoną przestrzeń biurową, media, internet, sprzątanie, ochronę, obsługę recepcyjną i sekretarską oraz zaplecze kuchenne, a także dostęp do sal konferencyjnych, a nawet obsługę księgową i serwis IT.

Dużym plusem Instant Office jest możliwość networkingu we współdzielonych strefach pracy oraz częściach wspólnych, zaaranżowanych w sposób, który doskonale temu służy. Biura coworkingowe  to także miejsca przygotowane do organizacji różnego rodzaju spotkań biznesowych i w takim celu wynajmuje je część firm w miarę swoich potrzeb, dobierając  dodatkową powierzchnię w określonym czasie.    

Autor: Walter Herz